Cómo el Servicio Postal mantiene sus vans en ruta — y lo que cualquier flota puede copiar

El Servicio Postal de los Estados Unidos opera una de las flotas civiles más grandes del mundo — más de doscientos mil vehículos, muchos de ellos los cuadrados Grumman Long Life Vehicle fabricados entre 1987 y 1994 y que todavía reparten correo en Schenectady, Scotia y Glenville. Esos LLV se diseñaron para una vida de veinticuatro años. Muchos pasan de treinta. Hoy comparten las rutas con vans Metris y ProMaster, Transits y el Next Generation Delivery Vehicle fabricado por Oshkosh. La mezcla es distinta; la filosofía de operación no.

Fogg’s da servicio a vehículos postales como parte de nuestro trabajo de flotas, y nuestras cuentas de flota incluyen al Servicio Postal y a Oshkosh junto con negocios locales, municipios y contratistas. No vamos a describir aquí los procedimientos internos de nadie. Lo que sí podemos describir es la forma de la práctica tal como se ve en nuestras bahías — y por qué una empresa de climatización con seis vans en Rotterdam o un jardinero de Clifton Park harían bien en copiarla.

Hábito uno: el vehículo se revisa antes de salir, todos los días

Un cartero da la vuelta al vehículo antes de la ruta. Luces, llantas, espejos, una mirada debajo por goteos, un oído al motor. Toma dos minutos y queda por escrito. La mayoría de las flotas privadas se saltan esto por completo, y el costo aparece como una llanta reventada en el Thruway que ya se veía baja en el patio a las 7 de la mañana.

Qué copiar: una revisión diaria de una página en una tabla o en el teléfono, firmada por el chofer. No un formulario por el formulario mismo — un formulario que alguien lea. La primera semana se sentirá como una carga. Para el segundo mes habrá detectado una luz de freno, una llanta baja y un goteo de refrigerante, y nadie volverá a discutirlo.

Hábito dos: los defectos reciben una etiqueta, no un comentario

Cuando un cartero nota un problema, va en una etiqueta de reparación escrita que se queda con el vehículo hasta que la reparación está hecha. “Los frenos se sienten raros”, dicho a un supervisor al final del turno, es información que se evapora para el lunes. Una etiqueta con fecha y descripción es una orden de trabajo esperando a nacer.

Qué copiar: dele a los choferes un lugar donde anotar defectos que llegue al escritorio del gerente — una hoja compartida, un hilo de mensajes, una etiqueta en las llaves. Cuando el vehículo llega con nosotros, esa lista viene con él. Preferimos mil veces leer “se va a la derecha desde el bache de la Ruta 7 hace dos semanas” que adivinarlo en el banco de alineación.

Hábito tres: el mantenimiento corre por calendario, no por queja

Los vehículos postales entran a mantenimiento preventivo programado en intervalos fijos, haya o no algo mal. El punto es que una visita programada encuentra el problema que de otro modo se convertiría en una visita no programada. La balata de 3 milímetros se cambia en la visita programada en lugar de volverse un rechinido en plena ruta.

Qué copiar: elija un intervalo por vehículo — millaje o meses, lo que llegue primero — y deje que el taller lo siga. En Fogg’s, las cuentas de flota tienen intervalos por vehículo en nuestro sistema y reciben una llamada cuando una unidad está por vencer. El dueño no tiene que acordarse. Para la mayoría de las vans de trabajo de la Capital Region eso significa un servicio de aceite e inspección cada 5,000 millas, con el vehículo en un elevador para que un técnico pueda mirar las líneas de freno, el escape y los bajos que la sal está trabajando.

Hábito cuatro: el tiempo detenido se programa, por eso es pequeño

El correo tiene que seguir moviéndose cuando un vehículo está en el taller, así que el mantenimiento se escalona: los vehículos entran por rotación, no todos a la vez, y nunca el día que la ruta no puede prescindir de ellos. El resultado es que ningún día pierde más de lo que la flota puede absorber.

Qué copiar: dígale a su taller qué días y horas puede prescindir de cada vehículo. Nosotros escalonamos el trabajo multivehículo alrededor de eso — tres vans un martes por la mañana con entrega temprana, dos más el jueves — y agrupamos las inspecciones del estado de Nueva York de la misma forma para que una calcomanía de $21 nunca cueste un día de ingresos. Si algo sí se rompe, las unidades de flota tienen prioridad en la agenda, porque una van fuera de la calle cuesta más que un auto en una cochera.

Hábito cinco: cada vehículo tiene un historial, y alguien lo lee

El Servicio Postal sabe lo que ha costado cada vehículo. Así decide una flota cuándo un LLV de treinta años se ganó el reemplazo y cuándo le quedan otros dos años. Sin el historial, esa decisión es una adivinanza tomada el día de la factura de reparación más grande.

Qué copiar: una factura al mes, con cada vehículo listado por separado y el historial detrás de cada línea. Nuestra facturación de flotas hace exactamente eso, incluido el seguimiento de costo por unidad, así que cuando la unidad 7 ha tenido una marcha, un alternador y una batería en catorce meses usted puede ver el patrón — y nosotros podemos decirle si es un consumo parásito que debemos perseguir o un vehículo que le está diciendo algo.

Por qué funciona a cualquier tamaño

Nada de esto requiere un departamento de mantenimiento. Requiere una tabla con hojas, un taller que lleve registros y la disposición de arreglar el martes cosas que podrían ignorarse hasta el viernes. El Servicio Postal lo hace porque una ruta perdida es una falla visible y pública. La visita de servicio perdida de una empresa de plomería es igual de cara; simplemente se ve menos.

Si usted opera dos o más vehículos de trabajo en cualquier punto de la Capital Region — Schenectady, Niskayuna, Saratoga Springs, Amsterdam, Albany — lo configuramos con usted. Veintisiete bahías en la Ruta 50 en Scotia, de lunes a viernes de 7:30 a 6, con entrega temprana. Llame a la mesa de flotas al (518) 348-7764 y pida una consulta de cuenta de flota. Es gratis, toma veinte minutos y usted se va con los intervalos escritos para cada vehículo que tiene.